Así quiere escribir el Ayuntamiento de Madrid para que entiendas sus notificaciones

Pocas cosas dan más pereza que abrir el buzón de casa y encontrar una carta de una administración. Letrillas apretujadas, lenguaje farragoso, palabros que aumentan las dioptrías… ☹ Un día cualquiera puedes abrir un sobre y encontrar un papel que dice: «Notificación de denuncia e incoación de expediente sancionador».

—¿Mande?

A partir del próximo febrero, en vez de esa frase, habrá una más clara: «Denuncia por infracción de circulación. Multa».

El Ayuntamiento de Madrid se ha propuesto escribir sus notificaciones de forma más clara para que los ciudadanos las puedan comprender mejor y ha empezado haciéndolo con las multas de tráfico. «Sabemos que el Ayuntamiento y la Administración en general hacen comunicaciones que no se entienden. No queremos que nadie reciba una notificación que no pueda comprender», indica Manuela Carmena a Yorokobu.

El proyecto de ‘Comunicación clara’ impulsado por la alcaldesa se basa en el derecho de los ciudadanos a comprender qué les dicen las instituciones públicas. «Esto es un cambio cultural que debe extenderse por todos los rincones del Ayuntamiento», indicó esta mañana Pablo Soto, concejal de Participación ciudadana, transparencia y gobierno abierto. Además, el lenguaje claro resulta más rentable porque evita que muchas personas saturen los teléfonos y las oficinas de información con las dudas que provocan los escritos crípticos y enrevesados.

El Ayuntamiento de Madrid ha creado, con la ayuda de la Fundéu y de la consultora Prodigioso Volcán, una guía práctica de Comunicación clara para que los funcionarios redacten y diseñen cartas y notificaciones digitales más fáciles de entender. Y, además, los empleados públicos recibirán talleres de formación para aprender a crear comunicaciones más sencillas y comprensibles.

Este primer proyecto de comunicación clara ha tomado como modelo los conocimientos de uno de los países que más saben de esto: el Reino Unido. Así lo ha indicado el fundador de Prodigioso Volcán, Mario Tascón, y de paso ha explicado la metodología que han seguido para confeccionar el nuevo modelo de multa: «Primero pensamos qué es lo que el ciudadano necesita saber y a partir de ahí empezamos a trabajar. Después hicimos experimentos con los ciudadanos para ver si entendían la nueva notificación y ahora continuamos escuchando lo que nos dicen para seguir mejorándola».

Estas son algunas de las recomendaciones de escritura que recibirán los funcionarios del Ayuntamiento de Madrid:

Escribe claro y simplifica (10 principios que te pueden ayudar)

1. Controla la longitud

2. Sigue el orden natural de las frases

3. Utiliza la voz activa

4. Ten cuidado con los gerundios, infinitivos y participios

5. Evita la acumulación de elementos de negación

6. Enumera

7. Conecta las ideas

8. Escoge las palabras más adecuadas

9. Reformula

10. Respeta las normas del español

Y además…

11. Utiliza lenguaje inclusivo

12. Escribe para pantallas

Controla la longitud

Evita los párrafos muy cortos (1 o 2 líneas) o demasiado largos (15-20 líneas).

Cuidado con los párrafos-oración. Distribuye las ideas en frases cortas, usa la puntuación (coma, punto y coma, punto y seguido) para separarlas y enlaza las ideas con conectores (sin embargo, por lo tanto, además…).

Evita los gerundios y participios para encadenar ideas, pues alargan demasiado la frase y hacen farragosa la comprensión.

Sigue el orden natural de las frases

Sujeto + Verbo + Objeto

Utiliza la voz activa

La información nos fue solicitada por usted en su mensaje…

Usted solicita la información en su mensaje…

Escoge las palabras más adecuadas

Palabras, las justas. El léxico de tus textos tiene que ser claro, actual, rico y comprensible para tu lector. Dos sugerencias:

Usa palabras breves y sencillas
Usa palabras precisas y variadas

Brevedad y sencillez

Elimina lo innecesario:

1. Palabras que no aportan información

«Insistió reiteradamente en que el tema que claramente preocupa es lo que sería la falta de espacio»

«Insistió en que preocupa la falta de espacio»

2. Verbos de apoyo + sustantivo

«Damos respuesta a su solicitud y procederemos a hacer una investigación sobre el caso»

«Responderemos a su solicitud e investigaremos el caso»

3. Palabras que no añaden información

«por la razón de que, de conformidad con, en referencia a…»

«porque, conforme a, sobre, acerca de…»

Una redacción cuidada rechaza las palabras muy extensas

complementar => completar

concretizar => concretar

clarificar => aclarar

influenciar => influir

intencionalidad => intención

Usa palabras simples o accesibles

«coadyuvar, secundar, emolumento, desistimiento, eximio, stricto sensu…»

«contribuir, apoyar, remuneración, renuncia, estricto, día a partir del que…»

Precisión y variedad

Una redacción cuidada rechaza la vaguedad. Evita palabras comodín o ambiguas.

«factor, elemento, hecho, asunto, cuestión, varios, un conjunto de…»

«se considerarán varios dos asuntos acciones humanitarias»

Usa palabras o expresiones concretas

alcanzar un objetivo => conseguir

oportunidades de empleo => puestos de trabajo

desarrollo negativo => recesión

Respeta las normas del español

Añade imágenes

Fotografías, iconos y gráficos. Es conveniente combinar el lenguaje visual con el textual para que el mensaje se entienda en un golpe de vista.

Y además, diseña, integra audio y vídeo, y piensa en la interactividad.

Modelo antiguo de multa:

Nuevo modelo de multa: