Es una de las quejas más recurrentes entre trabajadores de hoy en dÃa. La esclavitud del mail. Chris Anderson, responsable de TED, lo vive de primera mano y ya está más que harto. Para aliviar este problema, propone una manifiesto de buenas prácticas en su blog personal.
“Houston, tenemos un problema. A todos nos encanta el poder de conexión del email, pero nos estamos ahogando en ello. Cada año empeora el problema hasta el punto de que acabamos atrapados durante buena parte de la semana mirando los contenidos de nuestras bandejas de entrada”.
Anderson asegura que no está intentando imponer una forma dogmática de tratar el tema. Simplemente quiere que retomemos el control de nuestras vidas para pasar más tiempo haciendo trabajo creativo en vez de reactivo. “No puede ser que muchas veces pasemos más tiempo en procesar un mail que en escribirlo”.
La lista de Anderson tampoco  intenta ser definitiva, ni mucho menos. Pide a sus lectores y amigos que aporten sus opiniones y sugerencias. Una vez que termine su periodo de consulta, colgará un manifiesto en emailcharter.org, una url que ha creado para dar visibilidad al tema.
Estas son algunas de sus propuestas:
1. Respeta el tiempo del receptor
Esta es una regla fundamental. Si envÃas un mail, tu responsabilidad es minimizar el tiempo que quita a la persona que lo recibe, aunque signifique echar un poco más de tiempo antes de enviarlo.
2. Facilita la lectura de tu mail
Esto significa: frases escuetas, preguntas sin ambigüedades y textos cortos. Si el mail tiene más de 100 palabras, explica en la primera lÃnea la razón por la que escribes.
3. Utiliza asuntos claros
Ejemplos que no funcionan:
Subject: Re: re: re: re
Subject: Hola, soy yo!
Subject: la semana que viene…
Subject: MI INCREIBLE ESPECTACULO EMPIEZA LA SEMANA QUE VIENE en el teatro Vctory
Ejemplos que funcionan:
Subject: Propuesta para TED
Subject: Reunión a mediodÃa cancelada (eom)
EOM significa ‘end of message’. Es un buen regalo para el recipiente. No tienen que pasar tiempo para abrir el mensaje.
4. Utilizar mensajes cortos no significa ser maleducado
Vamos a ponernos de acuerdo en que escribir emails y respuestas cortas es totalmente aceptable. No tienen que incluir los intercambios sociales normales aunque utilizar un emoticono de vez en cuando no es algo malo. Nadie busca ser brusco, asà que no te lo tomes asÃ. ¡Solo queremos recuperar nuestras vidas!
5. ¡Lento no significa que no me importas!
Vamos a ponernos de acuerdo también en que no pasa nada si alguien no responde rápido o nunca. No es que no te quieran. Simplemente no quieren ser cautivos de sus bandejas de entrada. Evita enviar emails para recorarlo aunque estés desesperado. Solo empeora el problema.
7. Evita respuestas sin sentido
No necesitas responder a todos los mails. Si te digo “Gracias por contactar conmigo. Me apunto”. No tienes que responder “Genial”. Eso me ha costado otros 30 segundos. Si tienes que confirmar, pon en el asunto ‘eom’.
8. Piensa antes de poner en copia a alguien
Los CC: son como cuando se te cae un plato de espaguetis lleno de aceite de oliva en un suelo recién fregado. La mayorÃa no son necesarios y son difÃciles de quitar. Por cada CC adicional, asegúrate de que el mail que mandes sea claro y explique bien quién es la persona más apropiada para responder.
9. Habla de forma suave
NO UTILICES MAYUSCULAS EN EL CUERPO DE TU MAIL. Es como chillar a alguien. Y son dificiles de leer. TipografÃas sencillas sans serif son las que mejor funcionan, como Arial, Helvética o Verdana. Si quieres dar un toque personal a tus mails, diseña una firma personalizado.
10. Di no a los adjuntos
No utilizes documentos adjuntos a no ser que sea vital. Algunas personas tienen todo tipo de archivos gráficos y logos que aparecen como adjuntos para el recipiente. No mola. Se pierde tiempo intentando ver si hay algo allÃ. Peor todavÃa es enviar un texto en un adjunto cuando podrÃa estar fácilmente incluido en el cuerpo de texto del mail.
Si es una invitación a un evento, incluye una URL clickable y la información más importante en el cuerpo de texto.
11. Facilita darse de baja
Si envÃas newsletter, por favor facilita poder cancelar la suscripción.
13. No respondas cuando estás enfadado
Aléjate del ordenador. Chilla. Desahógate. Pero no mandes el email hasta que hayas calmado tus emociones. Un email maleducado te puede afectar de por vida y provocar una respuesta peor.
14. Utiliza NNTR
“No need to respond”. UtilÃzalo en el asunto justo antes de EOM. O ponlo al final del email. ¡Es un buen regalo al recipiente!
16. ¡Apaga tu ordenador!
Esto deberÃa ser la regla más importante de todas. Si todos acordamos pasar menos tiempo escribiendo mails, ¡nos llegarÃan menos mails! Intenta tomar la mitad del dÃa sin mirar tu mail. Intenta liberarte de mails los fines de semana. Piensa en configurar una respuesta automática que diga “Gracias por la nota. En honor a la salud mental de mi familia, ahora solo manejo mails los miércoles. Contestaré lo más posible ese dÃa. Gracias por contactar conmigo. No te olvides parar a disfrutar del olor de las rosas”.
Seth Godin también ha aportado algunas sugerencias basadas en un post sobre la gestión de mails escrito hace tres años.
Y ahora te toca opinar a ti. ¿Cómo gestionas tu mail? ¿Qué aportaciones harÃas a la lista de Chris Anderson?
Es una de las quejas más recurrentes entre trabajadores de hoy en dÃa. La esclavitud del mail. Chris Anderson, responsable de TED, lo vive de primera mano y ya está más que harto. Para aliviar este problema, propone una manifiesto de buenas prácticas en su blog personal.
“Houston, tenemos un problema. A todos nos encanta el poder de conexión del email, pero nos estamos ahogando en ello. Cada año empeora el problema hasta el punto de que acabamos atrapados durante buena parte de la semana mirando los contenidos de nuestras bandejas de entrada”.
Anderson asegura que no está intentando imponer una forma dogmática de tratar el tema. Simplemente quiere que retomemos el control de nuestras vidas para pasar más tiempo haciendo trabajo creativo en vez de reactivo. “No puede ser que muchas veces pasemos más tiempo en procesar un mail que en escribirlo”.
La lista de Anderson tampoco  intenta ser definitiva, ni mucho menos. Pide a sus lectores y amigos que aporten sus opiniones y sugerencias. Una vez que termine su periodo de consulta, colgará un manifiesto en emailcharter.org, una url que ha creado para dar visibilidad al tema.
Estas son algunas de sus propuestas:
1. Respeta el tiempo del receptor
Esta es una regla fundamental. Si envÃas un mail, tu responsabilidad es minimizar el tiempo que quita a la persona que lo recibe, aunque signifique echar un poco más de tiempo antes de enviarlo.
2. Facilita la lectura de tu mail
Esto significa: frases escuetas, preguntas sin ambigüedades y textos cortos. Si el mail tiene más de 100 palabras, explica en la primera lÃnea la razón por la que escribes.
3. Utiliza asuntos claros
Ejemplos que no funcionan:
Subject: Re: re: re: re
Subject: Hola, soy yo!
Subject: la semana que viene…
Subject: MI INCREIBLE ESPECTACULO EMPIEZA LA SEMANA QUE VIENE en el teatro Vctory
Ejemplos que funcionan:
Subject: Propuesta para TED
Subject: Reunión a mediodÃa cancelada (eom)
EOM significa ‘end of message’. Es un buen regalo para el recipiente. No tienen que pasar tiempo para abrir el mensaje.
4. Utilizar mensajes cortos no significa ser maleducado
Vamos a ponernos de acuerdo en que escribir emails y respuestas cortas es totalmente aceptable. No tienen que incluir los intercambios sociales normales aunque utilizar un emoticono de vez en cuando no es algo malo. Nadie busca ser brusco, asà que no te lo tomes asÃ. ¡Solo queremos recuperar nuestras vidas!
5. ¡Lento no significa que no me importas!
Vamos a ponernos de acuerdo también en que no pasa nada si alguien no responde rápido o nunca. No es que no te quieran. Simplemente no quieren ser cautivos de sus bandejas de entrada. Evita enviar emails para recorarlo aunque estés desesperado. Solo empeora el problema.
7. Evita respuestas sin sentido
No necesitas responder a todos los mails. Si te digo “Gracias por contactar conmigo. Me apunto”. No tienes que responder “Genial”. Eso me ha costado otros 30 segundos. Si tienes que confirmar, pon en el asunto ‘eom’.
8. Piensa antes de poner en copia a alguien
Los CC: son como cuando se te cae un plato de espaguetis lleno de aceite de oliva en un suelo recién fregado. La mayorÃa no son necesarios y son difÃciles de quitar. Por cada CC adicional, asegúrate de que el mail que mandes sea claro y explique bien quién es la persona más apropiada para responder.
9. Habla de forma suave
NO UTILICES MAYUSCULAS EN EL CUERPO DE TU MAIL. Es como chillar a alguien. Y son dificiles de leer. TipografÃas sencillas sans serif son las que mejor funcionan, como Arial, Helvética o Verdana. Si quieres dar un toque personal a tus mails, diseña una firma personalizado.
10. Di no a los adjuntos
No utilizes documentos adjuntos a no ser que sea vital. Algunas personas tienen todo tipo de archivos gráficos y logos que aparecen como adjuntos para el recipiente. No mola. Se pierde tiempo intentando ver si hay algo allÃ. Peor todavÃa es enviar un texto en un adjunto cuando podrÃa estar fácilmente incluido en el cuerpo de texto del mail.
Si es una invitación a un evento, incluye una URL clickable y la información más importante en el cuerpo de texto.
11. Facilita darse de baja
Si envÃas newsletter, por favor facilita poder cancelar la suscripción.
13. No respondas cuando estás enfadado
Aléjate del ordenador. Chilla. Desahógate. Pero no mandes el email hasta que hayas calmado tus emociones. Un email maleducado te puede afectar de por vida y provocar una respuesta peor.
14. Utiliza NNTR
“No need to respond”. UtilÃzalo en el asunto justo antes de EOM. O ponlo al final del email. ¡Es un buen regalo al recipiente!
16. ¡Apaga tu ordenador!
Esto deberÃa ser la regla más importante de todas. Si todos acordamos pasar menos tiempo escribiendo mails, ¡nos llegarÃan menos mails! Intenta tomar la mitad del dÃa sin mirar tu mail. Intenta liberarte de mails los fines de semana. Piensa en configurar una respuesta automática que diga “Gracias por la nota. En honor a la salud mental de mi familia, ahora solo manejo mails los miércoles. Contestaré lo más posible ese dÃa. Gracias por contactar conmigo. No te olvides parar a disfrutar del olor de las rosas”.
Seth Godin también ha aportado algunas sugerencias basadas en un post sobre la gestión de mails escrito hace tres años.
Y ahora te toca opinar a ti. ¿Cómo gestionas tu mail? ¿Qué aportaciones harÃas a la lista de Chris Anderson?
Cierto cierto cierto
Se de una empresa que elaboró unas normas de uso del email. Y tenÃa su aquel.
HabÃa toda una lista de EOM, NNTR, FYI, FYA…. se especificaba elnumero max de destinatarios en los mails…
Y lo curioso es que se distribuyeron esas directrices via e.mail y el mensaje era insufrible… y nadie lo leyó, asi que no funcionó.
Muy bueno. Se intenta atajar el problema pero se acaba con otro igual de problemático…
he aquà un ejemplo de innovación mal encauzada…el email es una valiosa herramienta que deberÃa ahorrar tiempo. En realidad la mala praxis no sólo elimina ese ahorro sino que aumenta el tiempo dedicado. Las urgencias, como siempre, las peores compañeras…
Totalmente a favor. Es una cuestión de ecologÃa medioambiental.
Efectivamente Gilbert. Si no se gestiona bien, acaba provocando lo contrario a su beneficio 🙂
Y ese es el argumento fundamental en todo: buena gestión…me comentaba mi médico el otro dÃa, un extraordinario humanista “fÃjate, cuando viene gente a mi consulta y les digo que tienen que hacer deporte para llevar una vida más sana me dicen siempre que no tienen tiempo, a lo que yo contesto que no se trata de falta de tiempo, se trata de saber gestionarlo lo mejor posible”…con algunas medidas correctoras imperceptibles, la vida puede depararnos cambios notables…
Desde luego Miriam: hay una exagerada tendencia a querer imprimirlo todo…con lo cómodos que son los archivos digitales…si se saben gestionar bien, también ellos…pero se trata también de falta de formación…hay mucha gente que no ha podido – o no ha querido – ser formada en el uso de las TIC, que han irrumpido en sus vidas sin darles tiempo a reaccionar siquiera…pero bueno…poco a poco y con buena voluntad y mejor disposición…
Es cierto, yo probablemente dedico mas de dos horas diarias a gestionar el correo electrónico y casi sin darme cuenta.
Carmen Blanco GarcÃa Si el asunto está meditado nos aclara el contenido y podemos decidir si abrimos el mensaje o no. El propio proceso de comunicación y el sentido común serán indicadores suficientes para saber si hay que contestar un correo electrónico. La clave, como siempre, radica en respetar las normas de netiqueta propias de esta herramienta de comunicación
Yo tampoco lo veo como un manifiesto pero es verdaderamente útil si aplicas cada medida ajustándola con exactitud a una actividad emrpesarial concreta. Deseo que sea bien distribuÃdo y mejor utilizado. Un saludo, Rebeca.
¿Por qué no usar fdm (fin de mensaje) en lugar de eom y snr (sin necesidad de respuesta) en vez de nntr en los mensajes entre hispanohablantes?
Hola Óscar, completamente de acuerdo. Mucho mejor adaptarlo a hispanoparlantes. En este caso simplemente estaba reproduciendo el post inicial de Chris Anderson. Gracias!
Comparto el sentimiento general de agobio y empleo excesivo de tiempo, pero: un leÃdo (que puede ser automático, no necesita ser abierto, ni necesita ser respondido) informa de que el mensaje ha alcanzado su destinatario y que podemos dar el asunto por zanjado. ¡no lo suprimamos por favor!
muy buen articulo, habria que adaptarloa hispano hablantes esos terminos en ingles no son nuestros. gracias.
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