ÂĄAy, madre, tengo otra reuniĂłn! 7 consejos para que reunirse sea Ăștil y breve

ÂĄYorokobu gratis en formato digital!
EstĂĄs concentrada, por fin, en ese asunto de trabajo que necesita toda tu atenciĂłn. Tu creatividad fluye, llegan las ideas y sabes cĂłmo ponerlas en marcha, todo bien. Entonces salta una notificaciĂłn: estĂĄs convocada a una reuniĂłn urgente para tratar un tema que te toca de soslayo. Con esa ya has perdido la cuenta de las que van en esta Ășltima semana. Y te preguntas: Âżrealmente es necesario que yo estĂ© ahĂ?
El tema de la conveniencia o no de reunirse en el trabajo estĂĄ muy trillado, y aun asĂ, no parece encontrarse una soluciĂłn al problema que puede resultar que una empresa sufra reunionitis. Reunirse es bueno porque fomenta la comunicaciĂłn en un equipo. El problema estĂĄ en abusar de ellas.
Steve G. Rogelberg, profesor en la Universidad de Carolina del Norte y autor del libro La sorprendente ciencia de las reuniones: CĂłmo liderar tu equipo para obtener el mĂĄximo rendimiento (Tebar Flores, 2019), observĂł en un estudio de 2022 que los empleados de oficina en ese mismo paĂs pasan un promedio de 18 horas de la semana en reuniones, lo que supone unos 25.000 dĂłlares en costes salariales por empleado. Otro dato que ofreciĂł dicho estudio es que esos trabajadores pensaban que no era necesaria su presencia en el 30% de esas reuniones.
La buena noticia es que ya hay cada vez mĂĄs empresas que buscan otra manera de hacer las cosas para acabar con el estrĂ©s que supone para sus plantillas tanta reuniĂłn. Tal y como explica Alyson Krueger en un artĂculo para el New York Times, estas ideas pasan por hacer reuniones de pie y no sentados o proclamar un dĂa a la semana libre de este tipo de eventos.
ÂżREUNIONES INĂTILES? NO, GRACIAS
Una reuniĂłn bien organizada es una herramienta de trabajo eficaz: potencia la colaboraciĂłn y la comunicaciĂłn entre los miembros de un equipo y motiva a la plantilla convocada, ya que les hace sentirse Ăștiles y valorados dentro de un proyecto.
Entonces, Âżpor quĂ© se tiene la sensaciĂłn, muchas veces, de que este tipo de encuentros son inĂștiles y suponen una pĂ©rdida de tiempo?
La mayorĂa de las veces, porque tenemos programadas demasiadas en nuestra agenda y tenemos la sensaciĂłn de que todo ese tiempo que dedicamos a reunirnos lo perdemos de trabajo efectivo que podĂamos estar dedicando a asuntos mĂĄs importantes.
Otra causa del malestar que provocan en los trabajadores es porque suelen convertirse en eventos interminables. ÂżQuiĂ©n no ha salido de mĂĄs de una reuniĂłn con la sensaciĂłn de que todo lo que se ha tratado allĂ podĂa haberse resuelto con un email o en diez minutos?
Esto sucede porque esas reuniones no estån bien programadas, no tienen un objetivo claro. Y, para colmo, no se han convocado con la suficiente antelación, pensando bien qué miembros del equipo deben estar presentes y cuåles no.
CĂMO CONVERTIR UNA REUNIĂN EN ALGO ĂTIL
El problema, pues, no estå tanto en hacer reuniones sino en la conveniencia o no de convocarlas y en que todas las personas invitadas estén ahà porque es realmente necesario contar con ellas. Es decir, un problema de eficacia.
ÂżCĂłmo se consigue hacer que una reuniĂłn sea Ăștil para todos los convocados? AquĂ van algunos consejos.
1. ¿Para qué convoco una reunión?
Esta es la primera pregunta que hay que plantearse. Si se busca Ășnicamente compartir informaciĂłn, es probable que baste con enviar un email o pedir un informe, no nos hagas perder el tiempo, Mari Puri.
Ahora bien, si es porque se necesitan nuevas ideas para sacar adelante un proyecto, adelante, convĂłcala. Porque una reuniĂłn presencial o por videollamada puede resultar eficaz para ese propĂłsito. Y ya sabes lo que dicen, cuatro ojos ven mĂĄs que dos.
2. Qué cuestiones deben tratarse
Ahora que ya tienes claro que hay que reunirse sĂ o sĂ, toca programar quĂ© temas se van a tratar. Hacerlo con tiempo y con la suficiente antelaciĂłn ayudarĂĄ a encauzar esa reuniĂłn y a centrarse en lo prioritario. Si tienes claros los puntos que vais a discutir, es mĂĄs difĂcil que te olvides de algĂșn asunto importante y tengas que convocar una nueva junta para tratarlo.
En esa planificaciĂłn, calcula tambiĂ©n cuĂĄnto tiempo le vas a dedicar a cada punto y cuĂĄnto llevarĂĄ en total la reuniĂłn. Si puedes adelantar a las personas que participen este dato, podrĂĄn concentrarse mejor en los asuntos a tratar. Tranquiliza mucho saber que se hablarĂĄ durante diez minutos de una cosa y otros diez de otra, que no esperar que el tema se lĂe y les den las mil sin resolver nada.
3. Convoca solo a las personas necesarias
Una reunión de trabajo no es un acto social ni debe servir para hacer comunidad, para eso ya estån las cañas de después, José Luis. Aquà se viene a trabajar y, a ser posible, a ser lo mås eficaces posible. Asà que, una vez que tienes claros los puntos de los que vais a hablar y el tiempo que dedicaréis a cada tema, selecciona bien a los participantes.
Puede que Maricarmen te caiga sĂșper, pero el asunto de la reuniĂłn no es de su negociado. DĂ©jala en paz y que siga a lo suyo.
4. Escuchar es de sabios
Que seas el amo del calabozo de esa reuniĂłn bien porque seas el jefe, bien porque te ha tocado coordinarla, no supone que solo hables tĂș y lo que digas vaya a misa. Para que estos encuentros sean productivos, conviene escuchar las opiniones y sugerencias de todos los participantes.
Que haya diferentes puntos de vista no tiene por qué ser malo, al contrario; permiten ver la cosa desde todos los ångulos posibles y tomar mejores decisiones.
5. Que alguien se encargue de tomar notas
Como dirĂa tu abuela, no se puede estar en misa y repicando, que, traducido a tu idioma, vendrĂa a significar que si estamos todos tomando notas de cuanto se dice, acabamos perdiendo el hilo.
Por eso es importante que, antes de empezar la reuniĂłn, encargues a una persona que apunte cuanto allĂ se hable. De esta manera, los demĂĄs os despreocupĂĄis del tema y seguĂs con lo vuestro, que es eso que os ha obligado a reuniros.
El encargado de tomar notas se responsabilizarĂĄ despuĂ©s de hacerlas llegar a todos los participantes de la reuniĂłn. AdemĂĄs, les resultarĂĄn muy Ăștiles a quienes, por el motivo que sea, no hayan podido asistir.
6. ÂĄSe acabĂł!
Parece una tonterĂa, pero es importante dejar claro que todo se acaba en este mundo, incluida esa reuniĂłn. Para ello, siguiendo la planificaciĂłn que ya tenĂas hecha, no estĂĄ mal avisar de que quedan pocos minutos para terminar. EvitarĂĄs que la gente se enrolle mĂĄs de la cuenta y conseguirĂĄs ir al grano. No imaginas el alivio que supone para el personal saber que el encuentro no se va a eternizar.
Un poquito antes de llegar al final, es conveniente hacer un breve resumen de lo que se ha hablado y especificar las conclusiones. Es el momento, tambiĂ©n, de asignar tareas y responsabilidades para aquellos asuntos que hayan podido surgir, y ponerles fecha lĂmite de realizaciĂłn, que luego la cosa se dispersa y ya sabemos. Y sĂ© amable: despĂdete dando las gracias por la asistencia y reconoce el esfuerzo.
7. Haz un seguimiento de la reuniĂłn
Si la razón para convocar una reunión es avanzar en el trabajo y conseguir un objetivo, no servirå de mucho si no haces un seguimiento después. Asà que monitorea el progreso del trabajo de los asistentes y mantenlos informados de cómo se va avanzando.
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EstĂĄs concentrada, por fin, en ese asunto de trabajo que necesita toda tu atenciĂłn. Tu creatividad fluye, llegan las ideas y sabes cĂłmo ponerlas en marcha, todo bien. Entonces salta una notificaciĂłn: estĂĄs convocada a una reuniĂłn urgente para tratar un tema que te toca de soslayo. Con esa ya has perdido la cuenta de las que van en esta Ășltima semana. Y te preguntas: Âżrealmente es necesario que yo estĂ© ahĂ?
El tema de la conveniencia o no de reunirse en el trabajo estĂĄ muy trillado, y aun asĂ, no parece encontrarse una soluciĂłn al problema que puede resultar que una empresa sufra reunionitis. Reunirse es bueno porque fomenta la comunicaciĂłn en un equipo. El problema estĂĄ en abusar de ellas.
Steve G. Rogelberg, profesor en la Universidad de Carolina del Norte y autor del libro La sorprendente ciencia de las reuniones: CĂłmo liderar tu equipo para obtener el mĂĄximo rendimiento (Tebar Flores, 2019), observĂł en un estudio de 2022 que los empleados de oficina en ese mismo paĂs pasan un promedio de 18 horas de la semana en reuniones, lo que supone unos 25.000 dĂłlares en costes salariales por empleado. Otro dato que ofreciĂł dicho estudio es que esos trabajadores pensaban que no era necesaria su presencia en el 30% de esas reuniones.
La buena noticia es que ya hay cada vez mĂĄs empresas que buscan otra manera de hacer las cosas para acabar con el estrĂ©s que supone para sus plantillas tanta reuniĂłn. Tal y como explica Alyson Krueger en un artĂculo para el New York Times, estas ideas pasan por hacer reuniones de pie y no sentados o proclamar un dĂa a la semana libre de este tipo de eventos.
ÂżREUNIONES INĂTILES? NO, GRACIAS
Una reuniĂłn bien organizada es una herramienta de trabajo eficaz: potencia la colaboraciĂłn y la comunicaciĂłn entre los miembros de un equipo y motiva a la plantilla convocada, ya que les hace sentirse Ăștiles y valorados dentro de un proyecto.
Entonces, Âżpor quĂ© se tiene la sensaciĂłn, muchas veces, de que este tipo de encuentros son inĂștiles y suponen una pĂ©rdida de tiempo?
La mayorĂa de las veces, porque tenemos programadas demasiadas en nuestra agenda y tenemos la sensaciĂłn de que todo ese tiempo que dedicamos a reunirnos lo perdemos de trabajo efectivo que podĂamos estar dedicando a asuntos mĂĄs importantes.
Otra causa del malestar que provocan en los trabajadores es porque suelen convertirse en eventos interminables. ÂżQuiĂ©n no ha salido de mĂĄs de una reuniĂłn con la sensaciĂłn de que todo lo que se ha tratado allĂ podĂa haberse resuelto con un email o en diez minutos?
Esto sucede porque esas reuniones no estån bien programadas, no tienen un objetivo claro. Y, para colmo, no se han convocado con la suficiente antelación, pensando bien qué miembros del equipo deben estar presentes y cuåles no.
CĂMO CONVERTIR UNA REUNIĂN EN ALGO ĂTIL
El problema, pues, no estå tanto en hacer reuniones sino en la conveniencia o no de convocarlas y en que todas las personas invitadas estén ahà porque es realmente necesario contar con ellas. Es decir, un problema de eficacia.
ÂżCĂłmo se consigue hacer que una reuniĂłn sea Ăștil para todos los convocados? AquĂ van algunos consejos.
1. ¿Para qué convoco una reunión?
Esta es la primera pregunta que hay que plantearse. Si se busca Ășnicamente compartir informaciĂłn, es probable que baste con enviar un email o pedir un informe, no nos hagas perder el tiempo, Mari Puri.
Ahora bien, si es porque se necesitan nuevas ideas para sacar adelante un proyecto, adelante, convĂłcala. Porque una reuniĂłn presencial o por videollamada puede resultar eficaz para ese propĂłsito. Y ya sabes lo que dicen, cuatro ojos ven mĂĄs que dos.
2. Qué cuestiones deben tratarse
Ahora que ya tienes claro que hay que reunirse sĂ o sĂ, toca programar quĂ© temas se van a tratar. Hacerlo con tiempo y con la suficiente antelaciĂłn ayudarĂĄ a encauzar esa reuniĂłn y a centrarse en lo prioritario. Si tienes claros los puntos que vais a discutir, es mĂĄs difĂcil que te olvides de algĂșn asunto importante y tengas que convocar una nueva junta para tratarlo.
En esa planificaciĂłn, calcula tambiĂ©n cuĂĄnto tiempo le vas a dedicar a cada punto y cuĂĄnto llevarĂĄ en total la reuniĂłn. Si puedes adelantar a las personas que participen este dato, podrĂĄn concentrarse mejor en los asuntos a tratar. Tranquiliza mucho saber que se hablarĂĄ durante diez minutos de una cosa y otros diez de otra, que no esperar que el tema se lĂe y les den las mil sin resolver nada.
3. Convoca solo a las personas necesarias
Una reunión de trabajo no es un acto social ni debe servir para hacer comunidad, para eso ya estån las cañas de después, José Luis. Aquà se viene a trabajar y, a ser posible, a ser lo mås eficaces posible. Asà que, una vez que tienes claros los puntos de los que vais a hablar y el tiempo que dedicaréis a cada tema, selecciona bien a los participantes.
Puede que Maricarmen te caiga sĂșper, pero el asunto de la reuniĂłn no es de su negociado. DĂ©jala en paz y que siga a lo suyo.
4. Escuchar es de sabios
Que seas el amo del calabozo de esa reuniĂłn bien porque seas el jefe, bien porque te ha tocado coordinarla, no supone que solo hables tĂș y lo que digas vaya a misa. Para que estos encuentros sean productivos, conviene escuchar las opiniones y sugerencias de todos los participantes.
Que haya diferentes puntos de vista no tiene por qué ser malo, al contrario; permiten ver la cosa desde todos los ångulos posibles y tomar mejores decisiones.
5. Que alguien se encargue de tomar notas
Como dirĂa tu abuela, no se puede estar en misa y repicando, que, traducido a tu idioma, vendrĂa a significar que si estamos todos tomando notas de cuanto se dice, acabamos perdiendo el hilo.
Por eso es importante que, antes de empezar la reuniĂłn, encargues a una persona que apunte cuanto allĂ se hable. De esta manera, los demĂĄs os despreocupĂĄis del tema y seguĂs con lo vuestro, que es eso que os ha obligado a reuniros.
El encargado de tomar notas se responsabilizarĂĄ despuĂ©s de hacerlas llegar a todos los participantes de la reuniĂłn. AdemĂĄs, les resultarĂĄn muy Ăștiles a quienes, por el motivo que sea, no hayan podido asistir.
6. ÂĄSe acabĂł!
Parece una tonterĂa, pero es importante dejar claro que todo se acaba en este mundo, incluida esa reuniĂłn. Para ello, siguiendo la planificaciĂłn que ya tenĂas hecha, no estĂĄ mal avisar de que quedan pocos minutos para terminar. EvitarĂĄs que la gente se enrolle mĂĄs de la cuenta y conseguirĂĄs ir al grano. No imaginas el alivio que supone para el personal saber que el encuentro no se va a eternizar.
Un poquito antes de llegar al final, es conveniente hacer un breve resumen de lo que se ha hablado y especificar las conclusiones. Es el momento, tambiĂ©n, de asignar tareas y responsabilidades para aquellos asuntos que hayan podido surgir, y ponerles fecha lĂmite de realizaciĂłn, que luego la cosa se dispersa y ya sabemos. Y sĂ© amable: despĂdete dando las gracias por la asistencia y reconoce el esfuerzo.
7. Haz un seguimiento de la reuniĂłn
Si la razón para convocar una reunión es avanzar en el trabajo y conseguir un objetivo, no servirå de mucho si no haces un seguimiento después. Asà que monitorea el progreso del trabajo de los asistentes y mantenlos informados de cómo se va avanzando.