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30 de septiembre 2015    /   IDEAS
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Consejos de productividad que nunca te habían dado

30 de septiembre 2015    /   IDEAS     por          
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Sin reuniones, sin mirar el correo tanto, sin dejar las cosas por escrito. Sin darte demasiada prisa. Algunas costumbres que a menudo se dan por hechas en el trabajo en una oficina son tan cuestionables como el propio hecho de que haya que trabajar desde una oficina.

Ahora que trabajar desde casa o desde cafeterías está a la orden del día, el hecho de pasar ocho o más horas en una oficina debe estar más que justificado. Pero, en ocasiones, se pierde más tiempo del que se aprovecha. Estas son algunas costumbres que deberían considerar los trabajadores de una oficina.

1. No planifiques tanto

Planificar implica suponer cosas. «La planificación de negocios a largo plazo es una fantasía», afirman Jason Fried y David Heinemeier Hansson en su libro Rework: Change the way you work forever. Los planes no pueden conducir el futuro, ya que en algún momento se toparán con la improvisación. Por eso es más realista tomarlos solo como suposiciones que pretender llegar exactamente a donde se planificó. Es más: «los humanos somos especialmente malos haciendo estimaciones».

2. No trabajes demasiadas horas

Solo hay algo peor que el trabajador vago al que se le «cae el boli» a las cinco de la tarde: un workaholic. Un workaholic es aquel que no sabe irse a su casa. Para él, nunca hay demasiado trabajo. Puede pasar la noche en la oficina si hace falta. Pero los workaholics crean más problemas de los que solucionan, porque esa intensidad no puede mantenerse en el tiempo. «Maquillan la pereza intelectual con fuerza bruta», afirman Fried y Heinemeier. Les gusta sentirse como héroes y a menudo crean problemas a propósito para quedarse más horas. Hacen que las personas que trabajan «solo» sus horas sientan culpabilidad, y en realidad no están siendo productivos. En algunas empresas estadounidenses, se implantan castigos para aquel que no consigue hacer su trabajo en las horas previstas para ello. «El verdadero héroe ya está en casa porque se le ocurrió una forma más rápida de hacer las cosas».

Además, cuando estás demasiado cansado, tu creatividad se resiente, te vuelves irritable, eres menos cuidadoso en tus tareas, etc.

Los humanos somos especialmente malos haciendo estimaciones

3. Reúnete menos

«Las reuniones son tóxicas», aseguran los autores del libro. Normalmente tratan sobre temas abstractos y poco prácticos, aportan muy poca información de interés por minuto, se desvían del tema, no se preparan adecuadamente, derivan en más reuniones inútiles y casi nunca valen lo que vale el tiempo de todas las personas presentes. Para que una reunión sea productiva, hay que determinar si es realmente necesaria, establecer un tiempo límite, invitar a la menor cantidad de gente posible, prepararla (por ejemplo, que todos los asistentes lean una información en lugar de emplear tiempo en la reunión en exponerla) y, lo más importante de todo, llegar en ella a una solución y designar a un encargado de implementarla.

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4. Pasa más rato sin consultar el correo electrónico

«Las interrupciones son el enemigo de la productividad». Somos más productivos a primera hora del día o a última. no es coincidencia que sea cuando hay menos gente alrededor. Las interrupciones fragmentan la jornada en pequeñas series de «momentos de trabajo». Quince minutos, cuarenta como mucho, y respondes a una llamada, recibes un correo o tienes una reunión. No se pueden hacer grandes cosas en periodos tan cortos de tiempo. Fuérzate a tener largos lapsos de tiempo a solas: te harán mucho más productivo.

5. No hagas las cosas «ASAP»

«ASAP es veneno», aseguran los autores de Rework. Es algo implícito: todo el mundo quiere que las cosas estén hechas tan pronto como sea posible. Si te conviertes en una de esas personas que añaden «ASAP» («tan pronto como sea posible» o «cuanto antes») a todas las frases, estás diciendo que todo tiene una prioridad alta. Entonces, te puede pasar como al cabritillo del cuento: cuando algo sea realmente urgente, nadie te creerá.

6. No hagas listas

Al menos, no demasiado largas. Suelen caer en el olvido. «Siempre que puedas, divide los problemas en piezas más pequeñas que sí puedas resolver completa y rápidamente». Otro truco para que las listas no se vuelvan interminables es priorizar las tareas. De esta forma, tu única preocupación debe ser completar la primera tarea de la lista.

7. No lo anotes todo

Los autores aseguran que no deberíamos anotar tantas cosas. Creen que las bases de datos y las hojas de cálculo nos hacen perder un tiempo precioso. «Las cosas realmente importantes no se olvidan». Las necesidades importantes llegarán a tus oídos una y otra vez. Si una de ellas se pierde, seguramente no era tan importante. Anotar todas las tareas y necesidades les da a todas la misma importancia y puede hacer perder la perspectiva de aquellas sobre las que tienes que preocuparte en realidad.

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8. No te centres en los detalles demasiado pronto

Ser detallista puede parecer un punto a favor, pero no lo es si uno se encuentra en fases muy tempranas de un proyecto. A veces, es mejor decidir los detalles más tarde para que la base del proyecto avance más rápidamente.

9. No pospongas decisiones

Dejar algo para más tarde es costumbre nacional, pero esas decisiones o tareas pospuestas acaban en una pila de «pendientes» que raramente es atendida. Es más recomendable dar un paso, el que sea, en lugar de posponer asuntos esperando que se resuelvan solos o a que se presente un momento mejor para atenderlos. A veces es más fácil tomar una pequeña decisión que nos ayude a movernos ligeramente. Además, debes recordar que las decisiones son temporales: no debes tener miedo a tomar una. Siempre podrás virar el rumbo más tarde.

Los workaholics maquillan la pereza intelectual con fuerza bruta

10. No seas tan perfeccionista

El perfeccionismo puede parecer una característica deseable, pero a menudo implica quedarse estancado en un punto mientras se espera a la solución perfecta. «Good enough is fine», dicen los autores del libro. Mejor un trabajo hecho de una forma pasable que un trabajo no hecho. Mejor resolver parte del problema que no hacer nada. Siempre habrá tiempo más tarde de mejorar o completar esa solución.

11. No intentes destacar

Es frecuente recomendar a un trabajador que se haga imprescindible en su empresa y trate de despuntar. Sin embargo, deberías estar feliz si «estás en la sombra». Una penumbra relativa es bienvenida a la hora de cometer errores sin que todo el mundo se entere. «No tiene sentido decir a todo el mundo que te mire si no estás listo aún para ser contemplado». Es más: echarás de menos esos días de «oscuridad» más adelante, cuando realmente estés en el punto de mira. Mientras puedas, afronta riesgos sin preocuparte de quedar en ridículo.

12. No te entusiasmes

Entusiasmarte con lo que haces es más que recomendable. Pero se vuelve nocivo si se confunde el entusiasmo con la prioridad. Las ganas de poner en marcha una idea no aseguran que esa idea funcionará. Hay que tratar de ver las cosas desde una perspectiva realista sin dejarse llevar por la emoción.

13. Sé más realista

¿Cuántas veces has leído un documento corporativo o asistido a una presentación y no te has enterado de nada? El mundo laboral está lleno de palabrería abstracta. Siempre que puedas, dibuja algo en lugar de describirlo o haz un sonido en lugar de explicar cómo es. Vuelve las ideas palpables. «Haz cualquier cosa que elimine capas de abstracción», recomiendan los autores de Rework.

14. No confíes tanto en el marketing y las relaciones públicas

No se puede maquillar un trabajo mediocre con publicidad y marketing. Las notas de prensa son a menudo spam. Preocúpate de hacer bien tu trabajo. Lo de «lo importante es cómo se venda» es un mito: antes o después, la gente descubre la realidad. Es más: todo es marketing. Cada vez que envías un e-mail, eso es marketing. Tu forma de redactarlo o tus faltas de ortografía estarán transmitiendo cosas sobre la empresa. Cada vez que descuelgas el teléfono o que mandas una factura, eso es marketing. Realiza todas tus tareas con la consciencia de estar representando a tu empresa. El marketing no es solo un departamento.

15. No copies cosas que han funcionado a otros

Aunque te pueda parecer la forma más segura de acertar, al copiar se elimina el proceso de entendimiento, que es el que hace que una solución sea adecuada para un momento y una persona dados. Encuentra tus propias técnicas, procesos y soluciones, porque su búsqueda te hará crecer como profesional. No debe importarte tanto lo que están haciendo otros, porque perderás ese tiempo de mejorarte a ti mismo.

16. No digas siempre que sí

Decir que no puede estar mal visto en un trabajo, pero a veces es muy recomendable. Decir que sí es muy fácil, pero corres el riesgo de acabar con una pila de cosas a las que dijiste que sí y perder la perspectiva sobre lo que realmente deberías estar haciendo. «Raramente te arrepientes de decir que no, pero a menudo te arrepentirás de haber dicho que sí». La gente evita decir que no porque la confrontación les hace sentir incómodos. Pero la alternativa es peor: trabajar en ideas en las que no crees o fallar por haber tratado de abarcar demasiado.

17. Delega menos

La gente que delega es una carga para un equipo pequeño. Además, les encanta convocar a la gente a reuniones. «Las reuniones son las mejores amigas de la gente que delega. Son las que les hacen parecer importantes. Mientras tanto, todos los demás que asisten son quitados de sacar trabajo adelante».

Las reuniones son tóxicas

18. Aprende a pedir perdón

Una verdadera disculpa acepta responsabilidades. Hay muchas formas de disculparse que no son disculpas en absoluto. Tu valor humano y tu inteligencia emocional en este tipo de situaciones también incidirá en tu trabajo.

19. Tómate un respiro

Somos animales de costumbres y reaccionamos a los cambios de forma negativa. Al igual que en la vida personal, en el trabajo también es recomendable parar un momento, sopesar dónde nos encontramos y así actuar de forma más templada. A menudo respondemos o actuamos demasiado pronto. Somos impulsivos, y a veces una opción que a priori no parecía demasiado buena se convierte en la más adecuada si lo pensamos con detenimiento. Cuando tengas un enfrentamiento en el trabajo, escucha a la otra persona y trata de no responder lo primero que pienses.

20. Dimite

Siempre que tus necesidades económicas te lo permitan, dimite si un trabajo no te hace feliz. Serás un trabajador más útil en uno en el que estés a gusto. Muchas personas responderán a esto que necesitan el dinero, pero eso es, a veces, una excusa para la inmovilidad. La incertidumbre no es agradable, pero en el siguiente puesto de trabajo que encuentren también ganarán dinero. Hay que tomar la determinación de moverse cuando no se encuentra un sentido a la permanencia en esa organización o cuando se están perdiendo cosas por estar allí. En definitiva, cuando el balance no merece la pena.

Sin reuniones, sin mirar el correo tanto, sin dejar las cosas por escrito. Sin darte demasiada prisa. Algunas costumbres que a menudo se dan por hechas en el trabajo en una oficina son tan cuestionables como el propio hecho de que haya que trabajar desde una oficina.

Ahora que trabajar desde casa o desde cafeterías está a la orden del día, el hecho de pasar ocho o más horas en una oficina debe estar más que justificado. Pero, en ocasiones, se pierde más tiempo del que se aprovecha. Estas son algunas costumbres que deberían considerar los trabajadores de una oficina.

1. No planifiques tanto

Planificar implica suponer cosas. «La planificación de negocios a largo plazo es una fantasía», afirman Jason Fried y David Heinemeier Hansson en su libro Rework: Change the way you work forever. Los planes no pueden conducir el futuro, ya que en algún momento se toparán con la improvisación. Por eso es más realista tomarlos solo como suposiciones que pretender llegar exactamente a donde se planificó. Es más: «los humanos somos especialmente malos haciendo estimaciones».

2. No trabajes demasiadas horas

Solo hay algo peor que el trabajador vago al que se le «cae el boli» a las cinco de la tarde: un workaholic. Un workaholic es aquel que no sabe irse a su casa. Para él, nunca hay demasiado trabajo. Puede pasar la noche en la oficina si hace falta. Pero los workaholics crean más problemas de los que solucionan, porque esa intensidad no puede mantenerse en el tiempo. «Maquillan la pereza intelectual con fuerza bruta», afirman Fried y Heinemeier. Les gusta sentirse como héroes y a menudo crean problemas a propósito para quedarse más horas. Hacen que las personas que trabajan «solo» sus horas sientan culpabilidad, y en realidad no están siendo productivos. En algunas empresas estadounidenses, se implantan castigos para aquel que no consigue hacer su trabajo en las horas previstas para ello. «El verdadero héroe ya está en casa porque se le ocurrió una forma más rápida de hacer las cosas».

Además, cuando estás demasiado cansado, tu creatividad se resiente, te vuelves irritable, eres menos cuidadoso en tus tareas, etc.

Los humanos somos especialmente malos haciendo estimaciones

3. Reúnete menos

«Las reuniones son tóxicas», aseguran los autores del libro. Normalmente tratan sobre temas abstractos y poco prácticos, aportan muy poca información de interés por minuto, se desvían del tema, no se preparan adecuadamente, derivan en más reuniones inútiles y casi nunca valen lo que vale el tiempo de todas las personas presentes. Para que una reunión sea productiva, hay que determinar si es realmente necesaria, establecer un tiempo límite, invitar a la menor cantidad de gente posible, prepararla (por ejemplo, que todos los asistentes lean una información en lugar de emplear tiempo en la reunión en exponerla) y, lo más importante de todo, llegar en ella a una solución y designar a un encargado de implementarla.

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4. Pasa más rato sin consultar el correo electrónico

«Las interrupciones son el enemigo de la productividad». Somos más productivos a primera hora del día o a última. no es coincidencia que sea cuando hay menos gente alrededor. Las interrupciones fragmentan la jornada en pequeñas series de «momentos de trabajo». Quince minutos, cuarenta como mucho, y respondes a una llamada, recibes un correo o tienes una reunión. No se pueden hacer grandes cosas en periodos tan cortos de tiempo. Fuérzate a tener largos lapsos de tiempo a solas: te harán mucho más productivo.

5. No hagas las cosas «ASAP»

«ASAP es veneno», aseguran los autores de Rework. Es algo implícito: todo el mundo quiere que las cosas estén hechas tan pronto como sea posible. Si te conviertes en una de esas personas que añaden «ASAP» («tan pronto como sea posible» o «cuanto antes») a todas las frases, estás diciendo que todo tiene una prioridad alta. Entonces, te puede pasar como al cabritillo del cuento: cuando algo sea realmente urgente, nadie te creerá.

6. No hagas listas

Al menos, no demasiado largas. Suelen caer en el olvido. «Siempre que puedas, divide los problemas en piezas más pequeñas que sí puedas resolver completa y rápidamente». Otro truco para que las listas no se vuelvan interminables es priorizar las tareas. De esta forma, tu única preocupación debe ser completar la primera tarea de la lista.

7. No lo anotes todo

Los autores aseguran que no deberíamos anotar tantas cosas. Creen que las bases de datos y las hojas de cálculo nos hacen perder un tiempo precioso. «Las cosas realmente importantes no se olvidan». Las necesidades importantes llegarán a tus oídos una y otra vez. Si una de ellas se pierde, seguramente no era tan importante. Anotar todas las tareas y necesidades les da a todas la misma importancia y puede hacer perder la perspectiva de aquellas sobre las que tienes que preocuparte en realidad.

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8. No te centres en los detalles demasiado pronto

Ser detallista puede parecer un punto a favor, pero no lo es si uno se encuentra en fases muy tempranas de un proyecto. A veces, es mejor decidir los detalles más tarde para que la base del proyecto avance más rápidamente.

9. No pospongas decisiones

Dejar algo para más tarde es costumbre nacional, pero esas decisiones o tareas pospuestas acaban en una pila de «pendientes» que raramente es atendida. Es más recomendable dar un paso, el que sea, en lugar de posponer asuntos esperando que se resuelvan solos o a que se presente un momento mejor para atenderlos. A veces es más fácil tomar una pequeña decisión que nos ayude a movernos ligeramente. Además, debes recordar que las decisiones son temporales: no debes tener miedo a tomar una. Siempre podrás virar el rumbo más tarde.

Los workaholics maquillan la pereza intelectual con fuerza bruta

10. No seas tan perfeccionista

El perfeccionismo puede parecer una característica deseable, pero a menudo implica quedarse estancado en un punto mientras se espera a la solución perfecta. «Good enough is fine», dicen los autores del libro. Mejor un trabajo hecho de una forma pasable que un trabajo no hecho. Mejor resolver parte del problema que no hacer nada. Siempre habrá tiempo más tarde de mejorar o completar esa solución.

11. No intentes destacar

Es frecuente recomendar a un trabajador que se haga imprescindible en su empresa y trate de despuntar. Sin embargo, deberías estar feliz si «estás en la sombra». Una penumbra relativa es bienvenida a la hora de cometer errores sin que todo el mundo se entere. «No tiene sentido decir a todo el mundo que te mire si no estás listo aún para ser contemplado». Es más: echarás de menos esos días de «oscuridad» más adelante, cuando realmente estés en el punto de mira. Mientras puedas, afronta riesgos sin preocuparte de quedar en ridículo.

12. No te entusiasmes

Entusiasmarte con lo que haces es más que recomendable. Pero se vuelve nocivo si se confunde el entusiasmo con la prioridad. Las ganas de poner en marcha una idea no aseguran que esa idea funcionará. Hay que tratar de ver las cosas desde una perspectiva realista sin dejarse llevar por la emoción.

13. Sé más realista

¿Cuántas veces has leído un documento corporativo o asistido a una presentación y no te has enterado de nada? El mundo laboral está lleno de palabrería abstracta. Siempre que puedas, dibuja algo en lugar de describirlo o haz un sonido en lugar de explicar cómo es. Vuelve las ideas palpables. «Haz cualquier cosa que elimine capas de abstracción», recomiendan los autores de Rework.

14. No confíes tanto en el marketing y las relaciones públicas

No se puede maquillar un trabajo mediocre con publicidad y marketing. Las notas de prensa son a menudo spam. Preocúpate de hacer bien tu trabajo. Lo de «lo importante es cómo se venda» es un mito: antes o después, la gente descubre la realidad. Es más: todo es marketing. Cada vez que envías un e-mail, eso es marketing. Tu forma de redactarlo o tus faltas de ortografía estarán transmitiendo cosas sobre la empresa. Cada vez que descuelgas el teléfono o que mandas una factura, eso es marketing. Realiza todas tus tareas con la consciencia de estar representando a tu empresa. El marketing no es solo un departamento.

15. No copies cosas que han funcionado a otros

Aunque te pueda parecer la forma más segura de acertar, al copiar se elimina el proceso de entendimiento, que es el que hace que una solución sea adecuada para un momento y una persona dados. Encuentra tus propias técnicas, procesos y soluciones, porque su búsqueda te hará crecer como profesional. No debe importarte tanto lo que están haciendo otros, porque perderás ese tiempo de mejorarte a ti mismo.

16. No digas siempre que sí

Decir que no puede estar mal visto en un trabajo, pero a veces es muy recomendable. Decir que sí es muy fácil, pero corres el riesgo de acabar con una pila de cosas a las que dijiste que sí y perder la perspectiva sobre lo que realmente deberías estar haciendo. «Raramente te arrepientes de decir que no, pero a menudo te arrepentirás de haber dicho que sí». La gente evita decir que no porque la confrontación les hace sentir incómodos. Pero la alternativa es peor: trabajar en ideas en las que no crees o fallar por haber tratado de abarcar demasiado.

17. Delega menos

La gente que delega es una carga para un equipo pequeño. Además, les encanta convocar a la gente a reuniones. «Las reuniones son las mejores amigas de la gente que delega. Son las que les hacen parecer importantes. Mientras tanto, todos los demás que asisten son quitados de sacar trabajo adelante».

Las reuniones son tóxicas

18. Aprende a pedir perdón

Una verdadera disculpa acepta responsabilidades. Hay muchas formas de disculparse que no son disculpas en absoluto. Tu valor humano y tu inteligencia emocional en este tipo de situaciones también incidirá en tu trabajo.

19. Tómate un respiro

Somos animales de costumbres y reaccionamos a los cambios de forma negativa. Al igual que en la vida personal, en el trabajo también es recomendable parar un momento, sopesar dónde nos encontramos y así actuar de forma más templada. A menudo respondemos o actuamos demasiado pronto. Somos impulsivos, y a veces una opción que a priori no parecía demasiado buena se convierte en la más adecuada si lo pensamos con detenimiento. Cuando tengas un enfrentamiento en el trabajo, escucha a la otra persona y trata de no responder lo primero que pienses.

20. Dimite

Siempre que tus necesidades económicas te lo permitan, dimite si un trabajo no te hace feliz. Serás un trabajador más útil en uno en el que estés a gusto. Muchas personas responderán a esto que necesitan el dinero, pero eso es, a veces, una excusa para la inmovilidad. La incertidumbre no es agradable, pero en el siguiente puesto de trabajo que encuentren también ganarán dinero. Hay que tomar la determinación de moverse cuando no se encuentra un sentido a la permanencia en esa organización o cuando se están perdiendo cosas por estar allí. En definitiva, cuando el balance no merece la pena.

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