fbpx
11 de agosto 2015    /   IDEAS
por
 

Formas de usar mal el correo electrónico

11 de agosto 2015    /   IDEAS     por          
Compártelo twitter facebook whatsapp
thumb image

Quizá debería dejar de ser «gratis» para que le tuviéramos un poco más de respeto. Según una encuesta del Pew Research Center, cada día se envían cien billones de mails en todo el mundo. El correo electrónico es una herramienta fabulosa para el ámbito profesional. Pero hay personas que lo usan tan mal que sería preferible que enviaran sus comunicaciones mediante señales de humo.
Más que a las numerosas faltas de redacción y puntuación (la más típica de este tipo de texto es quizá la de no utilizar la coma en los vocativos en el saludo inicial, pero hay muchas más), en esta ocasión nos vamos a referir a usos poco productivos, desconsiderados e incluso egoístas del correo electrónico.
Por ejemplo, cuando reenviamos una larga cadena de mails, es posible que el destinatario visualice cada uno de ellos con una tabulación añadida, por lo que a partir del tercero solo verá una estrecha línea de contenido prácticamente ilegible. Esto se acentúa si lo consulta desde una pantalla más pequeña (y alrededor del 66% de los correos son abiertos desde dispositivos móviles). Para evitar esto, deberíamos resumir lo que queremos transmitir a esa persona en un nuevo correo.
Reenviar largas cadenas de mails tiene otros inconvenientes además del de la falta de legibilidad. Para empezar, el emisor da imagen de ser una persona vaga. Escribir «lee lo que pone más abajo» lleva menos tiempo que hacer un resumen de las partes que interesan al destinatario, claro. Pero ese tiempo tendrá que emplearlo este último en bucear entre una cadena de correos ajena y ordenada a la inversa. Sin duda es preferible que sea el emisor, que ha estado participando en la misma y conoce lo que se ha dicho, quien haga el extracto en lugar de creer que quien la recibe tiene al instante la misma información que él: en esa lectura incómoda y descontextualizada se pueden perder muchos detalles.
Otro comportamiento que denota vaguería es el de no tomarse la molestia de comprobar temas que son fácilmente comprobables. Por ejemplo: «no recuerdo si te había pedido ya esto» o «no estoy seguro de si me dijiste que estabas de vacaciones hoy o mañana». Dado lo fácil que es encontrar correos antiguos utilizando el buscador, es mucho más sencillo comprobarlo antes. O, al menos, será más amable que llenar el texto de inexactitudes que dan un trabajo añadido al destinatario.
giphy
¿Alguna vez te ha llegado un correo que has tenido que leer tres veces, o tras cuya lectura no has sabido muy bien qué hacer excepto, quizá, dejarlo para más tarde? Eso es porque muchas personas no dejan claro el objetivo de sus comunicaciones. En tu mail, debes especificar cuanto antes si se trata de una comunicación meramente informativa, si esperas respuesta, si es una petición o una orden… Algo así como las cinco «W» del periodismo. Que sea gratis no quiere decir que no deba tener una estructura o ser claro. Si se convierte en una sucesión de reflexiones inconexas (un uso excesivo de puntos suspensivos es un buen indicador de que estás ante un mail inseguro y poco directo), la valiosa herramienta deja de ser efectiva.
Marcarse un «espinete» consiste en llamar inmediatamente después de enviar un correo electrónico para preguntar si este ha llegado correctamente. A menudo, esa llamada incluye un resumen del contenido del mail y, probablemente, una oportunidad de contestar oralmente en lugar de esperar la respuesta escrita. Entonces, ¿qué sentido tiene ese correo? Las personas que hacen «espinetes», ¿por qué no llaman directamente?
Utilizar correctamente los adjuntos es muy recomendable para que recibir un correo electrónico no sea un motivo de estrés. En primer lugar, debemos avisar claramente de los archivos que se incluyen: las sorpresas no son bienvenidas y, además, podrían pasar desapercibidas. Si se desea incluir un texto largo (más de dos o tres párrafos), es preferible enviarlo como adjunto a escribir un cuerpo de mail demasiado extenso. La idea es que quien consulte el correo pueda hacerse rápidamente una idea de su contenido y así decidir cuándo gestionarlo.
Hace unos años, daba lo mismo cuándo se enviara un correo: el destinatario solo lo consultaría cuando tuviera tiempo. Pero ahora que muchos destinatarios los reciben en el teléfono móvil, son más parecidos a mensajes de texto que a cartas; por lo que hay que intentar ser tan poco intrusivo como se pueda. A esta tarea de organización y priorización también ayuda la costumbre de escribir títulos representativos. Si todos usáramos los correos así, recibir muchos no sería motivo de agobio: emplearíamos solo unos minutos en decidir qué prioridad dar a cada tema y apuntar la tarea para más adelante.
Utilizarlos como «prueba» de lo trabajadores que somos tampoco es un comportamiento muy simpático. Aquí se engloba ese correo enviado al jefe a las ocho menos diez para demostrar puntualidad o aquel otro que envía justo antes de irse a casa el trabajador que se ha quedado más tiempo. También la fea costumbre de poner en copia de los correos a los superiores cuando estos no lo han solicitado. El campo «personas en copia» debe usarse con cuentagotas, asegurándose de que tiene sentido que cada una de ellas reciba ese correo.
En general, es recomendable aplicar el sentido común: cualquier actitud que no quieras transmitir en otros momentos del trabajo o de tu vida personal, no la desarrolles tampoco por correo electrónico. Si en una reunión o hablando con compañeros ante la máquina de café evitas ser insistente, dejas a otro la oportunidad de hablar o tratas de ponérselo fácil en lugar de dificultar su trabajo, actúa de la misma forma cuando escribas un correo. Solo es otro medio, pero su impersonalidad no debe hacer que perdamos las formas ni convierte en válidos comportamientos desconsiderados.

Quizá debería dejar de ser «gratis» para que le tuviéramos un poco más de respeto. Según una encuesta del Pew Research Center, cada día se envían cien billones de mails en todo el mundo. El correo electrónico es una herramienta fabulosa para el ámbito profesional. Pero hay personas que lo usan tan mal que sería preferible que enviaran sus comunicaciones mediante señales de humo.
Más que a las numerosas faltas de redacción y puntuación (la más típica de este tipo de texto es quizá la de no utilizar la coma en los vocativos en el saludo inicial, pero hay muchas más), en esta ocasión nos vamos a referir a usos poco productivos, desconsiderados e incluso egoístas del correo electrónico.
Por ejemplo, cuando reenviamos una larga cadena de mails, es posible que el destinatario visualice cada uno de ellos con una tabulación añadida, por lo que a partir del tercero solo verá una estrecha línea de contenido prácticamente ilegible. Esto se acentúa si lo consulta desde una pantalla más pequeña (y alrededor del 66% de los correos son abiertos desde dispositivos móviles). Para evitar esto, deberíamos resumir lo que queremos transmitir a esa persona en un nuevo correo.
Reenviar largas cadenas de mails tiene otros inconvenientes además del de la falta de legibilidad. Para empezar, el emisor da imagen de ser una persona vaga. Escribir «lee lo que pone más abajo» lleva menos tiempo que hacer un resumen de las partes que interesan al destinatario, claro. Pero ese tiempo tendrá que emplearlo este último en bucear entre una cadena de correos ajena y ordenada a la inversa. Sin duda es preferible que sea el emisor, que ha estado participando en la misma y conoce lo que se ha dicho, quien haga el extracto en lugar de creer que quien la recibe tiene al instante la misma información que él: en esa lectura incómoda y descontextualizada se pueden perder muchos detalles.
Otro comportamiento que denota vaguería es el de no tomarse la molestia de comprobar temas que son fácilmente comprobables. Por ejemplo: «no recuerdo si te había pedido ya esto» o «no estoy seguro de si me dijiste que estabas de vacaciones hoy o mañana». Dado lo fácil que es encontrar correos antiguos utilizando el buscador, es mucho más sencillo comprobarlo antes. O, al menos, será más amable que llenar el texto de inexactitudes que dan un trabajo añadido al destinatario.
giphy
¿Alguna vez te ha llegado un correo que has tenido que leer tres veces, o tras cuya lectura no has sabido muy bien qué hacer excepto, quizá, dejarlo para más tarde? Eso es porque muchas personas no dejan claro el objetivo de sus comunicaciones. En tu mail, debes especificar cuanto antes si se trata de una comunicación meramente informativa, si esperas respuesta, si es una petición o una orden… Algo así como las cinco «W» del periodismo. Que sea gratis no quiere decir que no deba tener una estructura o ser claro. Si se convierte en una sucesión de reflexiones inconexas (un uso excesivo de puntos suspensivos es un buen indicador de que estás ante un mail inseguro y poco directo), la valiosa herramienta deja de ser efectiva.
Marcarse un «espinete» consiste en llamar inmediatamente después de enviar un correo electrónico para preguntar si este ha llegado correctamente. A menudo, esa llamada incluye un resumen del contenido del mail y, probablemente, una oportunidad de contestar oralmente en lugar de esperar la respuesta escrita. Entonces, ¿qué sentido tiene ese correo? Las personas que hacen «espinetes», ¿por qué no llaman directamente?
Utilizar correctamente los adjuntos es muy recomendable para que recibir un correo electrónico no sea un motivo de estrés. En primer lugar, debemos avisar claramente de los archivos que se incluyen: las sorpresas no son bienvenidas y, además, podrían pasar desapercibidas. Si se desea incluir un texto largo (más de dos o tres párrafos), es preferible enviarlo como adjunto a escribir un cuerpo de mail demasiado extenso. La idea es que quien consulte el correo pueda hacerse rápidamente una idea de su contenido y así decidir cuándo gestionarlo.
Hace unos años, daba lo mismo cuándo se enviara un correo: el destinatario solo lo consultaría cuando tuviera tiempo. Pero ahora que muchos destinatarios los reciben en el teléfono móvil, son más parecidos a mensajes de texto que a cartas; por lo que hay que intentar ser tan poco intrusivo como se pueda. A esta tarea de organización y priorización también ayuda la costumbre de escribir títulos representativos. Si todos usáramos los correos así, recibir muchos no sería motivo de agobio: emplearíamos solo unos minutos en decidir qué prioridad dar a cada tema y apuntar la tarea para más adelante.
Utilizarlos como «prueba» de lo trabajadores que somos tampoco es un comportamiento muy simpático. Aquí se engloba ese correo enviado al jefe a las ocho menos diez para demostrar puntualidad o aquel otro que envía justo antes de irse a casa el trabajador que se ha quedado más tiempo. También la fea costumbre de poner en copia de los correos a los superiores cuando estos no lo han solicitado. El campo «personas en copia» debe usarse con cuentagotas, asegurándose de que tiene sentido que cada una de ellas reciba ese correo.
En general, es recomendable aplicar el sentido común: cualquier actitud que no quieras transmitir en otros momentos del trabajo o de tu vida personal, no la desarrolles tampoco por correo electrónico. Si en una reunión o hablando con compañeros ante la máquina de café evitas ser insistente, dejas a otro la oportunidad de hablar o tratas de ponérselo fácil en lugar de dificultar su trabajo, actúa de la misma forma cuando escribas un correo. Solo es otro medio, pero su impersonalidad no debe hacer que perdamos las formas ni convierte en válidos comportamientos desconsiderados.

Compártelo twitter facebook whatsapp
Los ‘renders’ de los años 30
Ya no se aprende a pedalear como antes
El cable que atraviesa el Ártico
Cuatro palabras que cambian su esencia para convertirse en preposiciones
 
Especiales
 
facebook twitter whatsapp
Opiniones 15
  • He leído hasta lo de «la más típica de este tipo de texto es quizá la de no utilizar la coma en los vocativos en el saludo inicial», y ahí lo he dejado. Más que nada porque la típica falta, en español, sería no utilizar los dos puntos en los vocativos en el saludo inicial. La coma es en la puntuación en inglés. Lo siento si el resto del artículo es interesantísimo, pero con una falta de rigor tan básica y con este calor, a mí se me quitan las ganas de seguir leyendo. Un abrazo.

    • Sin duda el calor que comentas te ha hecho confundir los vocativos, que en español deben ir separados por comas, con el saludo inicial, que en inglés va seguido de una coma y en español no, y que puede contener a su vez un vocativo. En el enlace aportado tienes ejemplos para entenderlo bien.
      ¡Saludos!

      • Cuando tienes razón, tienes razón. Asumo el zas en toda la boca con deportividad. Lo siento mucho, me he equivocado, no volverá a suceder. Un saludo avergonzado por la impulsividad de mi comentario.

        • Pues yo no lo tengo tan claro y también discrepo de lo que dice la autora. A menos que se escriba todo en una línea («Javier, te envío un documento.») tras el saludo «Estimado Javier:» van dos puntos, o tras un «Hola Javier.» va un punto.
          Yo jamás he escrito un mail iniciándolo con una frase de corrido y no recuerdo haber recibido ninguno tampoco, así que no veo muy bien a qué viene la reprimenda.
          El resto del artículo me parece muy redicho. La mayoría de los presuntos malos usos a que hace referencia o no son tales en absoluto o responden a pataletas de tiquismiquis.

          • Hola, Pablo.
            En efecto, tras «estimado Javier» irían dos puntos. No se dice lo contrario en el artículo. De hecho, no se habla en él de los signos que deben seguir al saludo.
            Solo se habla de la coma en los vocativos. Esto es, por ejemplo, escribir «hola, Javier»; y no «hola Javier» como tú propones, que es incorrecto. En el enlace proporcionado tienes más ejemplos sobre esto.
            ¡Saludos!

  • A mí lo que me parece de un vago y de una mala educación increíble es utilizar un mensaje antiguo y darle a responder para mandar un mensaje que no tiene nada que ver, al cabo de mucho tiempo. En la mayoría de los casos ni se molestan en cambiar el Asunto.

  • ¡Muy buen artículo! Mi trabajo es 80% correo electrónico y me encuentro con ejemplos como los comentados a diario que consiguen cabrearme también a diario.
    En lo único que no coincido es el adjunto para correos de más de dos o tres párrafos. Afortunadamente los clientes permiten editar los correos como si fueran documentos: añadir viñetas, tabuladores, negrita y demás herramientas que permiten, aun siendo un correo largo, marcar las secciones cláramente para que incluso de un vistazo rápido se pueda elegir qué leer. Pero claro, esto es de nivel avanzado y muchos ni siquiera se certifican en básico después de diez años de uso del correo.
    También coincido 100% en lo que comenta Juan, el título del correo debe ser descriptivo y no ser reutilizado sin sentido. Incluso añadir referencias en el asunto si el contenido del correo va evolucionando.

  • En mi último trabajo, (que dejé hace un año), mi jefe tenía la manía de que había que ponerle en «copia» de todos los correos.
    Los clientes por supuesto lo hacían, mis compañeros también, y yo me saltaba constantemente la norma y recibía broncas todos los días. ¡No os podéis imaginar los desaguisados que originaba el buen señor interviniendo en las conversaciones de todo el mundo!, por no hablar de la vergüenza ajena ante las faltas de ortografía y la sensación de vigilancia constante.
    Aparte de la anécdota, diré que para mí el correo electrónico es el generador de las mayores pérdidas de tiempo en el trabajo de la era moderna, yo personalmente lo detestaba y lo sigo detestando, no lo utilizo a no ser que sea estrictamente necesario.
    ¡Un abrazo!

  • Me sorprende que nadie haya matizado el «espinete».
    Dejar constancia de las cosas por escrito es importante para según qué trabajo y según que comunicación.
    Llamar para preguntar si ha llegado es una forma sutil de decir que se ha hecho una petición/comunicación por escrito, que ha quedado registrado el momento en el que se ha realizado y que es importante.
    Mas de una persona piensa que con poner «IMPORTANTE» o algún título similar el mail será leído antes que el resto, pero lo cierto es que prácticamente todo el mundo opina que lo que tiene que decir es importante y urgente, al menos para ellos mismos, por lo que filtrar correos por títulos que contengan las palabras «importante» y/o «urgente» no ahorran tiempo.
    Así que, aunque no se te muevan los ojos al hacerlo, un correo, con sus adjuntos, no se puede sustituir por una llamada, pero se pueden complementar.

  • Deja un comentario

    Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *